Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın 20’nci maddesine göre; herkes özel hayatına ve aile hayatına saygı gösterilmesini ve kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar.
Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek amacı ile 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) 07.04.2016 tarihli 29677 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
Bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Datateam Bilgi Teknolojileri A.Ş. (“Şirket” veya“Datateam”) tarafından, KVK Kanunu’nun 7. maddesi ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca hazırlanmıştır.İmha Politikasının amacı, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde,
● Kişisel verilerin muhafazası ve silinmesi amacıyla Kanun ve Yönetmelik'e uygun sürelerin belirlenmesi,
● Datateam ile ilişkili tüm kişi gruplarından (müşteri, potansiyel müşteri, çalışan, aday, tedarikçi, taşeron, ziyaretçi vb.) elde edilen kişisel verilerin hangi süre ve koşullarda saklanacağı konusunda açıklık sağlanması,
● Verilerin azami saklama süresi ile silme, yok etme ve anonimleştirme işlemlerinin dayanak ve usullerinin açıklanması,
Kayıt ortamlarının belirlenerek saklanan kişisel verilere güvenli ve etkin erişimin temin edilmesidir.
2. TANIMLAR
| Terim | Tanım |
|---|---|
| Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi; |
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
| İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi; |
| Veri İşleyen | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler; |
| Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza; |
| Alıcı Grubu | Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi; |
| KVK Kurulu | Kişisel Verileri Koruma Kurulu. |
| KVK Kurumu | Kişisel Verileri Koruma Kurumu. |
| Kanun | 24/3/2016 tarihli ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu; |
| VERBİS | Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi |
| Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi; |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi kapsamaktadır. |
| Kişisel Veri İşleme Envanteri | Şirketin iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetleri; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubu ile ilişkilendirilerek oluşturulan ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirlerin açıklanmasıdır. |
| İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
| İmha Politikası | Şirket tarafından kişisel verilerin işlendiği amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yapılmış olan politika. |
| Periyodik İmha | Kanunda yer alan kişisel verileri işlenme şartlarının tamamen ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
| Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
| Karartma | Kişisel verilerin bütününün, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde silinmesini, çizilmesini, boyanmasını ve bu şekilde erişilemez kılınmasını ifade eder. |
| Maskeleme | Kişisel verilerin belli alanlarının, kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde silinmesi, üstlerinin çizilmesi, boyanması ve yıldızlanması gibi işlemleri ifade eder. |
| Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. |
| Müşteri/Potansiyel Müşteri | Şirkete alışveriş ve ziyaret amacıyla gelen, hizmetlerinden faydalanan/faydalanacak olan, internet sitesini, kullanan gerçek kişiler. |
| Ziyaretçi | Şirkete iş ve ziyaret amacı ile gelen gerçek kişiler. |
| Çalışan | Şirket çalışanları, stajyerleri, çırakları ve/veya yönetim kurulu üyeleri ve/veya temsilcileri. |
| Çalışan Adayı | Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler. |
| Hissedar | Şirket gerçek ve tüzel kişi ortakları. |
| Tedarikçi | Şirkete ürün ya da hizmet sağlayan üretici. |
| Taşeron | Şirketten belirli bir işin bir bölümünde ve eklentilerinde iş alan ve kendi adlarına işçi çalıştıran işveren sıfatına sahip kişiler. |
| Üçüncü Kişi | Şirketin faaliyetleri ile doğrudan ilişkili olmasa da yararlanan ve/veya çalışan yakınları, ziyaretçiler vb. |
3. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALAN GÖREVLİLERİN UNVANLARI, BİRİMLERİ VE GÖREV TANIMLARI
Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.
Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıdaki tabloda verilmiştir.
| Unvan | Birim | Görev Tanımı |
|---|---|---|
| İçerik ve Pazarlama Direktörü | Pazarlama | Komite Başkanı-yönetim ve iletişimden sorumlu |
| ? | ? | Bilgi Teknolojileri ve veri güvenliğinden sorumlu |
| ? | ? | KVKK Risk Yönetimi, Politika ve Prosedürlerden sorumlu |
| ? | ? | İş süreçlerinin planlanması-Raporlama sorumlusu |
| ? | ? | KVKK uyum ve denetim sorumlusu |
4. KAYIT ORTAMLARI
4.1. Elektronik Ortamlar
● Sunucular (etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım vb.),
● Yazılımlar (ofis yazılımları, kamera kayıt görüntüleme,VERBİS vb.),
● Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.),
● Kişisel bilgisayarlar (masaüstü, dizüstü),
● Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.),
● Optik diskler (CD, DVD, hard disk vb.),
● Çıkartılabilir bellekler (USB, hafıza kartı vb.),
● Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi,
4.2. Elektronik Olmayan Ortamlar
● Kağıt
● Manuel veri kayıt sistemleri ( anket formları, müşteri memnuniyeti formları, ziyaretçi giriş defteri, vb.)
● Yazılı-basılı görsel ortam
● Birim dolapları
● Klasörler
● Arşiv
5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI
Şirket tarafından; müşteriler, ziyaretçiler, çalışanlar, çalışan adayları, tedarikçiler, taşeronlar, iş ortakları, hissedarlar kısacası sayılanlarla sınırlı olmamak üzere faaliyetler sırasında temas edilen kişilerden edinilen tüm kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.
Kanunun 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklamaktadır.
6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER ve İŞLEME AMAÇLARI
6.1. Kişisel Verilerin Saklanmasını Gerektiren Hukuki Sebepler
Şirket, elde ettiği kişisel verileri aşağıda belirtilen mevzuatlarda öngörülen sebepler ve süreler dahilinde muhafaza eder;
● 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
● 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
● 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
● 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun
● 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu
● 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
● 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
● 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu
● 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
● 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu
● 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
● 4857 sayılı İş Kanunu
● 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
● İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik
● 5746 sayılı Araştırma ve Geliştirme Faaliyetlerinin Desteklenmesi Hakkında Kanun
● 4691 sayılı Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu
● 6111 sayılı Bazı Alacakların Yeniden Yapılandırılması ile Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
6.2. Kişisel Verilerin Saklanmasını Gerektiren İşleme Amaçları
Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıda belirtilen amaç ve/veya amaçlar doğrultusunda saklamaktadır;
6.2.1. Şirket İnsan Kaynakları, Prosedür, Politika ve Süreçlerini Planlanması ve/veya Uygulanması Amaçlıyla
● Çalışanların işe başlama ve/veya özlük süreçlerinin planlanması ve/veya yürütülmesi
● Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi
● Çalışan Adayı / Stajyer / Çırak Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
● Çalışanlar için yan haklar ve menfaatler süreçlerinin yönetilmesi
● Çalışanlar için iş akdi ve yasal mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
● Faaliyetlerin mevzuata uygun yönetilmesi
● Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi
● Personel atama/terfi süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
● Yetenek/kariyer gelişimi faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
● İş sağlığı ve/veya güvenliği çerçevesinde gerçekleştirilmesi gereken faaliyetlerin planlanması ve/veya icrası
● Şirket içi/dışı eğitim faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
● Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve/veya denetimi
● Çalışanlara yönelik yan haklar ve/veya menfaatlerin planlanması ve/veya icrası
● Çalışanların yurt içi / yurt dışı seyahatlerinin (etkinlik, organizasyon, fuar ve benzeri) planlanması ve/veya icrası
● Çalışanların ücretli/ücretsiz izin planlamasının yapılması ve/veya takibi
● Çalışanların ücretlerinin planlanması ve/veya icrası
● Çalışanların çıkış işlemlerinin planlanması ve/veya icrası
● Disiplin/etik süreçleri ile ilgili gerekli operasyonel faaliyetlerin planlanması ve/veya icrası
● Denetim ve Etik Faaliyetlerin Yürütülmesi
● Çalışanların görevlendirme süreçleri, ürün teslimi veya hizmet ilişkisinin yürütülmesi
● İşe giriş, atama, terfi, özel günler ve/veya çıkış hallerinde Şirket içi bilgilendirme duyurularının yapılması
● Çalışanlar için iş akdi ve/veya mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
● Yabancı personel çalışma ve oturma izni çalışmaları
● İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi
● Çalışan memnuniyeti ve/veya bağlılığı süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
● Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
● Çalışanların bordrolama süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
● İlgili mevzuatlar kapsamında yararlanabileceğimiz teşviklerin tespit edilmesi ve hesaplanması
6.2.2. Şirketimizin ve/veya Şirketimizle İş İlişkisi İçerisinde Olan Üçüncü Kişilerin Hem Hukuki Hem Teknik Anlamda Güvenliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya Uygulanması Amacıyla
Şirket faaliyetlerinin Şirket prosedürleri ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası ve güvenliği ile faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
● Şirketimizin iç/dış denetim, teftiş, soruşturma ve/veya kontrol faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
● Şirket yerleşkeleri ve/veya tesislerinin güvenliğinin temini
● Hukuki işlerin, sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi, hukuki ilişkinin sona ermesinden sonra işlem geçmişine ilişkin bilgilerin uyumsuzluk halinde delil olarak kullanılması
● Resmi kurum ve/veya kuruluşlardan talep edilen bilgi veya belge ile taleplerin sağlanması ve kayıt altına alınması faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
● Acil durum ve/veya olay yönetimi süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
● Şirket demirbaşlarının ve/veya kaynaklarının güvenliğinin temini
● Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve/veya yönetilmesi
● Erişim yetkilerinin yürütülmesi
● Şirket dışındaki kişilerin bilgiye erişim yetkisinin tanımlanması ve/veya denetimi
● Verilerin doğru ve/veya güncel olmasının sağlanması
● Fiziksel mekân güvenliğinin temini
● Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
● Şirket operasyonlarının güvenliğinin temini
● Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
● Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
● Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve/veya icrası
● Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
● Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
● Sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi
● Alt işveren çalışanlarının kayıtlarının oluşturulması, denetimi ve/veya takibi faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
6.2.3. Şirket Tarafından ve/veya Şirket Nam ve Hesabına Sunulan Ürün ve/veya Hizmetlerden İlgili Kişileri Faydalandırmak ve Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi İçin Gerekli Çalışmaların Gerçekleştirilmesi ve İlgili İş Süreçlerinin Devamlılığının Sağlanması Amacıyla
● Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi
● Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
● Dijital ve/veya diğer mecralar aracılığı ile toplanan müşteri talep ve/veya şikayetlerinin değerlendirilmesi
● Dijital ve/veya diğer mecralarda reklam ve/veya tanıtım ve/veya pazarlama aktivitelerinin tasarlanması ve/veya icrası
● Şirket web sitesi de dahil olmak üzere yazılı ve görsel basın, sosyal medya veya afiş/katalog/bülten gibi şirketin haberlerinin ve reklamlarının geçtiği tüm belge ve mecralarda yayınlanması/paylaşılması
● Kurumsal iletişim ve bu kapsamda sair etkinlik, fuar, kampanya ve davetlerin düzenlenmesi ve bunlar hakkında bilgilendirme yapılması
● Pazar araştırma çalışmalarının yürütülmesi
● Satış ve pazarlama analiz çalışmaları ile ürün/hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yönetilmesi
● Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
● Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi
● Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi
● Ücret politikasının yürütülmesi
● Firma / ürün / hizmetlere bağlılık süreçlerinin yürütülmesi
● Talep / şikayetlerin takibi
6.2.4. Şirket Tarafından Yürütülen Ticari ve/veya Operasyonel Faaliyetlerin Gerçekleştirilmesi İçin İlgili İş Birliklerimiz Tarafından Gerekli Çalışmaların Yapılması ve Buna Bağlı İş Süreçlerinin Yürütülmesi Amacıyla
● Mal/hizmet satın alma süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi
● Montaj ve Kurulum Hizmetlerinin yürütülmesi
● Mal/Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yönetilmesi
● Mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi
● Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi
● İş faaliyetlerinin verimlilik ve/veya yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
● Kurumsal yönetim faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
● Şirketimiz ürünlerinin stok ve/veya sevkiyat işlemlerinin planlanması ve/veya icrası
● Lojistik Faaliyetlerin Yürütülmesi
● Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi
● Operasyon ve/veya verimlilik süreçlerinin planlanması ve/veya uygulanması
● Şirket içi/dışı raporlama faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası” alt amaçları ile birlikte
● İç Denetim/Soruşturma/İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
6.2.5. Şirket Ticari Hayatının ve İş Geliştirme Stratejilerinin Planlanması, Düzenlenmesi ve Uygulanması Amacıyla
● Şirketin finansal risk süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
● Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi
● Yatırım süreçlerinin yönetilmesi
● Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
● İş ortakları/tedarikçi ve taşeronlarla olan ilişkilerin yönetimi
● İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi ve Denetimi
● Hissedarlar ile olan organik bağ süreçlerinin getirdiği faaliyetlerin düzenlenmesi ve süreçlerin yönetimi
● Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
● Hissedarları, bağlı ortaklıkları ve iştirakleri ile olan organik bağ süreçlerinin getirdiği faaliyetlerin düzenlenmesi ve süreçlerin yönetimi
● İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi
● İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
7. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Şirket, KVK Kanunu’nun 12. Maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak ve yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirlerin alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda Şirket, bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.
7.1. İdari Tedbirler
● Şirket, kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgi ve deneyimli personel istihdam etmekte ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri vermektedir.
● Şirket, erişim, bilgi güvenliği kullanımı, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlamış ve uygulamaktadır.
● Şirket, iş birimi bazında kişisel veri işlemesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlamakta ve uygulamaktadır.
● Şirket, personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için KVK Kanunu ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün Şirket ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiş olup; personelin bu yükümlülüklere uymaması iş akdinin feshine varabilecek yaptırımların uygulanmasını gerektirmektedir.
● Şirket, çalışanların iş faaliyetleriyle ilişkili işlenen kişisel verileri, KVK Kanunu’nun 4. maddesinde öngörülen kişisel verilerin işlenmesi ilkelerine ve 5. maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak, hukuka uygun başka amaçlar için de işleyebilmektedir. Bu amaçların neler olduğu konusunda da çalışanlar, uygun usullerle Şirket tarafından bilgilendirilmektedir.
● Şirket, çalışanların iş faaliyetlerine ilişkin kişisel verilerinin işlenmesi sonucunda elde edilen veriler üzerinden bir çalışan aleyhinde şikayet prosedürü veya disiplin süreci başlatılmadan önce, çalışanlara elde edilmiş verileri görme, bu veriler hakkında açıklamada bulunma ve savunma hakkı vermektedir.
● Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamayacağını ve işleme amacı dışında kullanmayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
● Şirket tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
● Şirket, çalışanların gerçekleştirileceği kişisel veri işleme faaliyetleri için şirket içinde sorumlu çalışanlar tayin etmektedir. Bu işleme neticesinde elde edilen kişisel verilere erişim yetkisi olacak çalışan sayısı olabildiğince sınırlı tutulmaktadır. Bu kapsamda Şirket, mevcut durumda bu verilere erişimi gereksiz olan çalışanlar var ise bu çalışanların erişim yetkilerini kaldırmakta veya sınırlamaktadır. Şirket, çalışanların kişisel verilere sadece erişim ile yetkili olan kişilerin erişmesini sağlamak adına gereken fizikî güvenlik önlemleri almaktadır.
● Şirket, işlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollara başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul'a bildirmektedir.
● Şirket, kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmak ve yaptırmaktadır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini gidermektedir.
● Şirket, veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda farkındalığını sağlamış olup; belli aralıklarla denetim yapmaktadır.
● Şirket'in, kişisel verileri aktardığı üçüncü şahısların da, işbu Politika ve KVK Kanunu hükümleri doğrultusunda verileri hukuka uygun olarak işleme ve muhafaza etme ve verilere hukuka uygun olarak erişme yükümlülüklerini yerine getirmesinden KVK Kanunu'nun 12’inci maddesi uyarınca sorumluluğu bulunmaktadır. Bu nedenle Şirket, üçüncü kişilere veri aktarılırken yapılacak sözleşmeler ve her türlü düzenlemede bu şartların sağlanmasını ve kendisine denetim yapma yetkisi verilmesini içeren taahhütler almaktadır. Yine Şirket tüm personelini kişisel verilerin üçüncü şahıslara aktarılması süreçlerinden doğan sorumluluklar yönünden özel olarak bilgilendirilmektedir.
7.2. Teknik Tedbirler
● Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
● Teknolojik gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmek ve yenilenmektedir.
● Çalışan verilerinin güvenliğini sağlamak için gereken tüm makul önlemler alınmaktadır. Alınan önlemler, yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya verilerin zarar görmesini engelleyecek şekilde kurgulanmaktadır.
● Bilgi sistemleri üzerinde kimlerin çalışanların kişisel verilerine eriştiğinin tespit edilmesini sağlayacak denetim izi gibi önlemler alınmaktadır. Bu kapsamda oluşturulacak erişim kayıtları düzenli olarak kontrol edilmekte ve yetkisiz erişimlere yönelik soruşturma mekanizmaları oluşturulmaktadır.
● Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakım kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
● Çalışanlara ait kişisel verilerin dizüstü bilgisayarlar gibi çeşitli vasıtalarla işyerinden çıkarılması halinde gerekli güvenlik önlemlerinin alınması ve bu önlemler hakkında ilgili çalışanların bilgilendirilmesi sağlanmaktadır.
● İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
● Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
● Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
● Şirket, gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulamaktadır.
● Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır. Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
● Alınan teknik önlemler periyodik olarak kontrol edilmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.
● Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
● Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.
● Kişisel veriler yedeklenmekte, kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
● Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmaksızın tutulmaktadır.
● Şirket, gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulamaktadır.
● Siber güvenlik önlemleri alınmış olup; uygulanması sürekli olarak takip edilmektedir.
● Taşınır bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişisel veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
● Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
● Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
● Veri koruması ile ilgili şifreleme yapılmaktadır.
● Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanmaktadır.
7.3. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi
KVK Kanunu kapsamında, Şirket veri sorumlusu sıfatına haiz olacak olup VERBİS sistemine kaydolacaktır. Yönetmelik'in 11'inci maddesinin 1'inci fıkrasında “Türkiye'de yerleşik olan tüzel kişilerin Kanun kapsamındaki veri sorumlusu yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilir. Tüzel kişiliği temsile yetkili organ Kanunun uygulanması bakımından yerine getirilecek yükümlülükler ile ilgili olarak bir veya birden fazla kişiye görevlendirilebilir.” şeklinde düzenleme yapılmıştır.
Şirket, işbu politika ve bu politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları, bu politikalarda belirtilen işleme ve imha süreçlerini yönetmek üzere, aynı zamanda üst yönetim tarafından uyum için belirlenen aksiyonların yerine getirilmesinden sorumlu “Kişisel Verilerin Korunması Komitesi” veya bu konuda sorumlu olacak kişi veya kişiler atanır.
Bu kapsamda ilgili kişi veya komite tarafından yürütülecek işler:
● Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin süreçlerin dizaynına ilişkin belgelerin hazırlanması, takibi ve bunların ilgili kişilerin onaylarına sunulması,
● Kişisel verilerin korunmasına ve işlenmesine ilişkin dokümanların uygulanmasının temini ve gerekli denetimlerin yapılması,
● KVK Kurumu ve KVK Kurulu ile olan ilişki ve yazışmaların takibi hususlarıdır.
Şirket tarafından, KVK Kanunu ve Veri Koruma Kurulu düzenlemeleri kapsamındaki tüm iş ve işlemlerin takibinden ve koordinasyonundan sorumlu asıl yetkili Mali ve İdari İşler Müdürü olmak üzere; İdari İşler Birimi Sorumlusu, Finans Birimi Sorumlusu, Finans Kontrol Müdürü yetkili kılınmıştır. Komite üyeleri, departmanlardaki İlgili Kullanıcı'ların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan işbu Politika ile Saklama ve İmha Politikası'na uygun davranıp davranmadığını denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departmanların üst düzey yöneticileri belirtilen periyodik imha sürelerinde İmha Politikası doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri, komite direktörüne raporlayacaktır. Komite Direktörü, tüm departmanların üst düzey yöneticilerinin denetim ve işlem raporlarını yapılan toplantılarda Yönetime sunacaktır. Karar alınmasını gerektiren durumlarda Komite Direktörü'nün de görüşü alındıktan Yönetim Kurulu'nun karar almasını müteakip alınan karar uygulamaya konulacaktır.
8. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
Şirket elde ettiği kişisel verileri;
● İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
● İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
● Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
● Kanunun 11'inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
● Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
● Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
durumlarında, ilgili kişinin talebi üzerine siler, yok eder ya da re'sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
9. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
Şirket ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır.
Şirket tarafından kişisel verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır.
Şirket kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir,
9.1. Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri
9.1.1. Hizmet olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri
Bulut sistemlerinde veriler silme komutu verilerek silinmektedir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisi bulunmamaktadır.
9.1.2. Kâğıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler
Kâğıt ortamında bulunan kişisel veriler karatma yöntemi kullanılarak veya “Kâğıt İmha Makinası” vasıtasıyla silinmekte ve/veya imha edilmektedir.
Kâğıt İmha Makinası uygulamasında, ilgili evrak üzerinde bulunan kişisel veriler dışında evrak içeriğinde elzem ve/veya kullanım gereği olmayan başka bilgi/veriler varsa, kişisel verilerin imhası için ilgili evrak makine vasıtasıyla parçalarına ayrılır. Eğer evrak içeriğinde elzem ve/veya kullanım gereği olan başka bilgi/veriler varsa, karartma işlemi uygulanır.
Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılmaktadır.
9.1.3. Merkez Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları
Dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi ve/veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim hakları kaldırılmaktadır. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir.
9.1.4. Tanışabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler
Flash tabanlı saklama ortamlarındaki kişisel veriler, şifreli olarak saklanır ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinir.
9.1.5. Veri Tabanları
Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilir.
9.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri
9.2.1. Yerel Sistemler
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt imha makinesi vasıtasıyla geri dönüştürülemeyecek şekilde yok edilir.
Optik/Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması ve/veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.
9.2.2. Çevresel Sistemler
● Ağ Cihazları (Switch, router vb.)
● Flash Tabanlı Ortamlar
● Mobil Telefonlar
● Optik Diskler
● Veri Kayıt Ortamı Sabit olan Yazıcı, Kartlı Sistem Kapı Geçiş Sistemi gibi Çevre Birimleri
● Kâğıt ve Mikrofiş Ortamı
● Bulut Ortamı
Verilerinin imhasına yönelik yöntemler kullanılmaktadır.
10. SAKLAMA ve PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
Kurum tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
● Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
● Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta,
● Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında Yer alır.
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Kişisel Veri İrtibat Kişisi tarafından güncellemeler yapılır.
Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re'sen imha edilir. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler aşağıdaki tabloda belirtilen azami süre boyunca saklanacaktır. Bu süreler; şirketin veri kategorileri ve veri sahibi kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin kanunlarda yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir.
| Kayıt Türü | Detaylar | Saklama Süresi | İmha Süresi |
|---|---|---|---|
| Kimlik Bilgisi | Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verileri ifade etmektedir. (Ad-Soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, medeni hal, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası vb.) | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İletişim Bilgisi | Telefon numarası, adres, e-posta ve benzeri iletişim bilgileri anlamına gelmektedir. | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Finansal Bilgi | Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, gelir bilgisi, mal varlığı bilgisi gibi veriler anlamına gelmektedir. | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Lokasyon | Çalışanların lokasyon verileri | 2 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Çalışan Özlük Dosyaları | Çalışanların, Şirket’te çalışmaları boyunca tutulan tüm kayıtları teşkil etmekte ve aşağıdakileri de içermektedir: İş Sözleşmesi, Feshe İlişkin Belgeler, İzin Belgeleri, Terfi Belgeleri, Çalışan Özet Bilgisi, Eğitim Kayıtları, İşe Giriş Başvuruları, Yan Haklar. | İş sözleşmesi süresi boyunca + 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İşe Alınmayan Çalışan Adaylarının Kişisel Verileri | İşe alım sürecinde toplanan tüm kayıtları içermektedir: Özgeçmişler. | 6 Ay | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Sözleşmeler | Sözleşmeler ve ilgili iletişimleri teşkil etmektedir. | Sözleşme süresi boyunca + 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Alt İşveren / Taşeron / Tedarikçi Çalışan Bilgileri | Alt işveren, taşeron ve tedarikçi çalışanlarının ücretlerinin ve SGK bildirimlerinin düzenli olarak yapıldığına/b ödendiğine dair belgeleri teşkil etmektedir. | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri-1 | Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlara ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları gibi verileri teşkil etmektedir. | Güvenlik Kamera Kayıtları 30 Gün (Şüphe ve İhbar Hallerinde 1 Yıl) (İş sözleşmesi bitiminde 10 yıl) | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Görsel/İşitsel Veriler | Fiziksel mekân güvenlik bilgileri kapsamına girmeyen ve fotoğraf, ses ve görüntü kaydı gibi kişisel verilerdir. Fotoğraf ve kamera kayıtları (Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar hariç.) | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İşyerince temin edilen malzemeler ve iş kıyafetleri için çalışanın boy, kg ve ayakkabı numarası bilgiler | Çalışanlarımızdan firmalara kıyafet yaptırılması, İSG güvenliği amacıyla da korunaklı kıyafetler ürettirmek amacıyla. | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İş Ortağı İlişkileri ve Taahhütler | İş Ortağı İlişkileri ve Taahhütler İş ortakları, hissedarlar, Şirket’in katıldığı organizasyonlar, haber bültenleri ve kurumsal iletişim faaliyetlerini teşkil etmektedir. | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Risk Değerlendirmeleri | Sigorta katılım kayıtları, başvurular ve yenilemeleri teşkil etmektedir. | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk |
| İşlem Güvenliği Bilgisi | Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel veriler (örneğin log kayıtları, IP adres bilgileri, internet giriş-çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri) anlamına gelmektedir. | 2 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi | Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası, adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler, çalışanların icra dosya bilgileri ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel verileri anlamına gelmektedir. | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi | Şirketimize yöneltilmiş olan her türlü talep ve/veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler anlamına gelmektedir. | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, dini, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik veriler anlamına gelmektedir. | 10 Yıl (Sağlık verileri 15 yıl) | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Araç Bilgisi | Veri sahibi ile ilişkilendirilen araçlar ile ilgili bilgiler anlamına gelmektedir. | Plakanın kaydedildiği tarihten itibaren 2 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Müşteri İşlem Verisi | Müşterilerin satın aldığı ürün ve hizmetlerin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatlar ve talepleri gibi veriler anlamına gelmektedir. | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
11. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN BAŞVURU HAKKI
Kişisel veri sahiplerinin KVK Kanunu’ndan doğan haklarına ilişkin başvurularının, KVK Kanunu’nun 13. Maddesine uygun bir biçimde yazılı olarak veya Kişisel Veri Koruma Kurulu’nun (“Kurul”) belirleyeceği diğer yöntemler ile tarafımıza iletilmesi gerekmektedir,
| Başvuru Yöntemi | Başvuru Adresi | BAŞVURUDA GÖSTERİLECEK BİLGİ |
|---|---|---|
| Yazılı Olarak Başvuru Islak imzalı şahsen başvuru veya Noter vasıtasıyla | Üniversiteler Mahallesi, Şehit Mustafa Tayyarcan Caddesi, Tepe Binası No:5 İç Kapı No: B01 Çankaya/ANKARA | Zarfın/tebligatın üzerine "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi" yazılacaktır. |
| Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Yoluyla Başvuru | Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi ile: infinia@hs01.kep.tr | E-posta'nın konu kısmına "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi" yazılacaktır. |
| Sistemimizde Bulunan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru | Şirketimizin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz kullanılarak suretiyle: info@infinia.com.tr | E-posta'nın konu kısmına "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi" yazılacaktır. |
● Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır ve sonuç yazılı olarak ya da elektronik ortamda tarafınıza bildirilecektir. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, tarafınızdan Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilerek alınacaktır.
● Şirket tarafından, yapılan başvuru ve talep haklı görülmesi halinde gereği gecikmeksizin yerine getirilecektir. Yapılan başvuru ve talebin reddi halinde ise, red gerekçesi ilgili kişiye başvuru ve talep dilekçesinde belirtildiği şekilde yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirilecektir.
● Şirket tarafından başvuru ve talebin reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde, ilgili kişinin başvuru ve talep cevabını öğrendiği tarihten itibaren 30 (otuz) gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış) gün içinde KVK Kurulu'na şikâyette bulunma hakkı vardır.
12. PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ya da muhafaza süresinin sona ermesi halinde kişisel veriler, resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Şirketin periyodik imha süresi 6 aydır. Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politikada belirtilen imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla işbu Politika'da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir. Söz konusu sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
Periyodik imha sürecinin takibi konusunda şirket verileri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak, süreç boyunca tüm idari ve teknik önlemleri almakla yükümlüdür.
13. POLİTİKA'NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da idari birim de saklanır.
14. POLİTİKA'NIN GÜNCELLEME PERİYODU
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. İşbu doküman en son 03/12/2024 Tarihinde güncellenmiştir.
15. POLİTİKA'NIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI
Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. İşbu Politika'nın revizyon edilmesi veya yürürlükten kaldırılması halinde Politika'nın revizyon edilmiş hali veya yeni politika örneği ilgili yerlerde ve https://datateam.com.tr/ sitemizde ilan edilecektir.